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仕事のキャパ(キャパシティ)オーバーの防ぎ方とひろげ方、5つの方法

こんにちはトミー( @TOMCREATIVE106 )です!

仕事をやっていると、タスクが増えて頭が混乱するってことありますよね。

コレをキャパオーバーといいます。

社会人なりたてのころは、いきなり先輩達にたくさん仕事をふられ
パニくったことがあります。

その頃からですが、
どうタスクをこなしていくか。どうキャパシティを広くできるのか

自分なりに考えてきた方法を、何点かご紹介できればと思います。

①1日の始まりに今日の行程を決めてしまう。

これは僕が毎日やっていることなんですが、

平日だろうが休日だろうが、起きたらすぐにマンション下のドトールに行きます。

カフェで仕事をする方が多いように、
家で黙々と作業をするよりすごい集中力があがりますよね。

なおかつ朝起きて準備してカフェに行くと、
脳が活発化しており、頭フル回転で考える能力があがります。

そこで考えるのが、今日やらなければいけないタスクの行程をどうするかです。

カフェ行ってないで作業しろ!って思うかもしれないですが、
僕にはこれがすごく大事なんです!

今日1日の全体の流れを考えるだけで、僕なりのイメトレをしています。

すぐに作業をしてしまうと、その作業が思いのほか時間がかかって、
作業が溢れる可能性があるからです。

そのため時間がかかりそうな作業があったら、
それをいかにどう短縮化すればいいのか。その短縮できた時間でできることはないか。

ということをいっぺんに朝考えてしまいます。

②簡単な作業はあえて後にまわす。

デザイナーに例えるならば、
この画像切り抜きしといて!とか、大したことないけど修正しといて!とか
簡単な作業を頼まれること多いですよね。

それはぶっちゃけ後回しでいいと考えています。

言いにくいとは思いますが、
作業効率を考えた時にしっかりと理由づけをすれば、
先輩だろうが上司だろうが納得してくれます。

かなり急いでいる仕事なら別ですが、
簡単な作業ほど後回しにするべきだと僕は考えています。

僕の場合、時間がかかりそうなものに集中して、
それをWEBディレクターやクライアントに確認出している待ち時間に、
簡単な作業をやってしまいます。

なので簡単な修正ですぐできそうだけど
その微妙な時間がもったいない!なおかつやってしまうと他の作業が心配だな。。

っていう時は明日の夕方でいいですか?
と可能な限り時間をもらうようお願いしています。

基本その日に終わるんですけどねw

③単純作業はアプリをうまく使いこなして、頭ではなく体に覚えさせる。

デスクワークの方ならパソコン作業です。

パソコンの使い方は人それぞれだと思うのですが、
今や便利なアプリやスクリプトがたくさんでているので、
毎日行う作業(例えばメールや、オフィス製品の使用、adobe製品の使用)
かつよく行う作業は
便利機能で可能な限り無駄をはぶいていくべきだと思います。

またキーボードショートカット表を机に貼っている人をよく見ますが、
僕はかなりの反対派です。

キーボードのショートカットなんかは
頭で覚えるのではなく、手が覚えてくれます。

また全部覚える必要はなく(というか無理ですよね)、
よく行う作業のショートカットのみ覚えればいいと思っています。

ショートカットがない場合は自分で設定しちゃいます。

それだけでかなり時間短縮になりますよね!

④常に先を考えて、やばい時は人に頼る

先ほど朝にその日の工程を考えていると言いましたが、
実は2、3日先まで考えています。

その中で簡単な作業はとりあえず後に回して、
デザインなど時間がかかりそうなもので時間配分を考えています。

なおかつよく仕事をしている相手がいるならば、
あの人は結構細かいから確認はできるだけ早く出そう!とか
デザインは完全に任せてくれてるからギリギリまで時間を使おう!とか
仕事をする相手によっても時間配分を調整しています。

部下がいる方は、その人がいいものをあげてこない前提で物事を考え、
自分が巻き取った際どのくらい時間が必要か。

というのも考えるべきだと思います。(というか考えていると思います。)

また急遽とんでもない作業量がふってくることもありますよね。

どう考えても無理だ!っていう場合はもう人を頼っちゃったほうが良いと思います。

いくらキャパが広い人だって限界はあるだろうし、
一人ですべてを抱える必要はありません。

キャパが少ないと周りから思われる。と思う人も多いと思いますが、
それで一人で背負いこんで、後で事故ったほうがよっぽどかっこ悪くないですか?

⑤行き詰まったら思い切って寝るか休憩しちゃおう!

まず社会人として寝るのはなしだろって感じですが、
パソコンにずっと向き合ったからといって仕事が早く終わるとは限りません。

悩んだりとかうまく作業が進まない時は思い切って休憩しちゃいましょう!

僕はデスクで寝てしまうことが多めですw

後はちょっとお茶しに行ったり、
ひどい時はお酒を飲んじゃったりしますw(←これは自己責任で)

そうすると自然と作業がはかどるんですよね!

脳がリフレッシュされて、作業スピードがあがります!

ただ会社によっては周りの目が気になって休憩できない!
って方も多いと思いますので、

そんな時はトイレで寝てみてください。

うんちなげーなーぐらいで済みますw

まとめ

いかがだったでしょうか。

僕なりのキャパシティの広げ方を何点かあげてみました。

キャパシティが広いと、生活に余裕がでたり、仕事に幅ができたり。

いつも追い込まれてパニくって、何もかも中途半端に終わってしまう方は

キャパシティを広げることをお勧めします。

参考になれば幸いです!